5 etapas para implementar com sucesso a automação de fluxos de trabalho

Seja para reduzir custos ou aumentar a eficiência de seus processos, uma coisa é fato: a grande maioria dos negócios tem apostado na automação de fluxos de trabalho como diferencial de mercado. Segundo dados apresentados pela Gartner, cerca de 70% das empresas devem implementar essa tecnologia até 2025. 

A automação de workflows não só permite a escala de procedimentos repetitivos, liberando tempo das equipes, como reduz a ocorrência de erros, melhorando a conformidade dos processos. Pensando em todas essas vantagens, trouxemos 5 passos fundamentais para qualquer organização que deseja automatizar seus fluxos de trabalho. Acompanhe. 

Por que automatizar fluxos de trabalho? 

Imagine o setor de RH de uma grande corporação, com mais de 500 colaboradores. Diariamente, esse departamento recebe solicitações diversas, desde pedidos de férias até processos de onboarding ou desligamentos. Cada solicitação depende de aprovações de gestores de áreas diferentes, o que faz com que seja necessária a troca de mensageria. No entanto, com agendas lotadas e caixas de e-mail sempre cheias, as solicitações podem acabar passando despercebidas pelos aprovadores.  

Para não comprometer suas atividades, o departamento de RH tem duas opções: dedicar parte de seu tempo somente a revisar todas as solicitações e identificar gargalos ou encontrar uma forma mais eficiente de realizar esses processos. E é aí que a automação de fluxos de trabalho pode ser extremamente útil! 

Se nesta mesma situação, o setor de RH tivesse essa tecnologia implementada, as demandas seguiriam de forma automática, com cada etapa do processo sendo realizada de forma centralizada. Com os responsáveis pelas aprovações sendo notificados sobre a necessidade de ação nas tarefas, o que liberaria tempo das equipes de RH para atividades mais estratégicas do setor. Além disso, seriam evitados gargalos operacionais e erros humanos, reduzindo ainda os custos dos processos. 

Este é somente um dos vários motivos para automatizar processos. E é por isso que tantas organizações têm apostado nessa tecnologia como uma grande aliada para a eficiência operacional. Além da vasta aplicabilidade, em diferentes áreas do negócio, ela gera benefícios diretos para as equipes e organização como um todo. 

A seguir, destacamos 5 etapas para implementar a automação de fluxos de trabalho no seu negócio. 

Automação de fluxos de trabalho: 5 passos para aplicar 

Apesar de ser uma tecnologia que pode ser implementada em qualquer tipo de negócio, a automação de fluxos de trabalho requer organização da empresa que pretende adotá-la. Confira 5 passos para aplicar essa estratégia na sua corporação. 

Etapa 1 – Mapear processos 

Antes de qualquer coisa, é importante mapear e organizar todos os processos. Isso significa compreender como cada procedimento ocorre no dia a dia do negócio.  

Nessa etapa, vale até utilizar recursos, como mapa mentais e fluxogramas, para desenhar o caminho que cada fluxo percorre até sua conclusão, identificando documentações necessárias, responsáveis por aprovações e quais colaboradores devem ter acesso às informações compartilhadas. 

O mapeamento inicial pode ajudar a prevenir gargalos e erros operacionais, aumentando a eficiência de cada fluxo automatizado. 

Etapa 2 – Definir quais processos serão automatizados 

Após o mapeamento inicial, é possível ter uma visão mais clara de como os processos ocorrem no dia a dia. Com isso, fica mais fácil identificar quais fluxos de trabalho podem ser automatizados para ganharem mais dinamismo e eficiência. 

Algumas das tarefas que podem ser automatizadas são: 

• Atividades repetitivas: que acontecem com muita frequência no dia a dia, exigindo muito tempo das equipes, como pedidos de pagamento ou emissão de notas fiscais. 
• Atividades não padronizadas: que são baseadas em regras e exigem aprovações de pessoas ou departamentos diferentes. 
• Atividades cotidianas: que precisam ser concluídas todos os dias, ou com frequência determinada. 
• Atividades simples: que seguem um caminho sem muitas intercorrências até sua conclusão. 

Etapa 3 – Escolher a plataforma de automação de fluxos de trabalho 

Com processos mapeados e selecionados para automação, chega o momento de escolher qual a melhor plataforma para implementar a tecnologia. Nessa hora, é importante ter em mente alguns pontos para identificar a melhor opção no mercado. 

Inicialmente, é fundamental verificar a navegabilidade e usabilidade da plataforma. Como diversos colaboradores irão utilizá-la diariamente, é preciso que isso seja feito de forma simples para não gerar mais complicações do que benefícios.  

Outro ponto importante é garantir que o software escolhido possua uma equipe de suporte pronta para atender a qualquer dúvida ou problema que surgir. Esse pode ser um grande diferencial no momento da implementação da ferramenta ou mesmo em períodos de crise. 

Por fim, verifique questões de segurança das informações. Em tempos de crimes cibernéticos, todo cuidado é pouco, e uma falha na segurança de qualquer software pode trazer grandes prejuízos ao seu negócio. Identifique quais opções de plataformas de automação de fluxos de trabalho estão de acordo com os principais padrões de segurança e conformidade, para não ter surpresas desagradáveis no futuro. 

Etapa 4 – Treinar colaboradores 

Qualquer nova estratégia só será bem-sucedida se todo o time estiver engajado em implementá-la. Por isso, certifique-se de que os principais colaboradores impactados com a nova tecnologia entendam objetivos e metas da utilização da automação de fluxos de trabalho. 

Verifique se a plataforma escolhida possui materiais de instrução, páginas de suporte ou cursos de treinamento que facilitem esse processo. Isso pode ajudar a tornar o uso da ferramenta mais habitual em menos tempo. 

Etapa 5 – Monitorar e otimizar 

Conforme o uso da plataforma de automação de fluxos de trabalho começa a fazer parte do dia a dia, é preciso ficar atento a alguns pontos. É importante identificar se existe algum gargalo em que as solicitações ficam retidas, ou se todas as informações e documentações estão sendo coletadas da maneira correta. 

Além disso, vale acompanhar os principais indicativos sobre os processos para trabalhar com eles de forma estratégica, como fluxos mais utilizados ou tempo médio de conclusão de tarefas. 

Para garantir que esses dados sejam auditáveis, é importante certificar-se de que a plataforma escolhida para fazer a automação dos workflows possua também uma área de analytics. Isso facilita a apuração das informações quando for necessário acessá-las. 

Implementar a automação de fluxos de trabalho de forma planejada faz toda a diferença em relação ao sucesso da estratégia. Por isso, observar as 5 etapas destacadas pode ser o passo inicial para garantir mais eficiência operacional para o seu negócio. 

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