Ferramentas de gestão de processos: 4 sinais de que sua empresa precisa disso

Descubra quais benefícios as ferramentas de gestão de processos podem trazer para o seu negócio! 

Ferramentas de gestão de processos automatizam tarefas rotineiras no dia a dia corporativo, fazendo com elas fluam mais rapidamente e com mais clareza.  Cerca de 78% das organizações globais estão implementando soluções que automatizam a gestão de processos e 16% planejam faz isso nos próximos três anos, segundo uma pesquisa da Deloite.  

Para que as empresas integrem com sucesso as ferramentas de gestão de processos de negócios, elas devem primeiro reconhecer que a necessidade da solução. Neste artigo, você vai descobrir: 

• O que são ferramentas de gestão de processos; 
• Quais os benefícios delas; 
• Como identificar se sua empresa precisa de uma; 
• Como investir em ferramentas de gestão de processos.  

Quer aprender mais sobre o assunto? Continue lendo! 

O que são ferramentas de gestão de processos?  

As ferramentas de gestão de processos são famosas no cenário corporativo e possuem papel central na tarefa de otimizar tarefas e transformar o dia a dia do seu negócio. Mas será que você sabe o que elas são? 

Também conhecido como sistemas de workflow, as ferramentas de gestão de processos ajudam a organizar os processos de negócios.  

Como reúnem em um só lugar as informações sobre solicitações, fluxos de trabalho, pendências, elas evitam a troca de e-mails desnecessários e melhoram a eficiência das atividades. 

Com a utilização dessas plataformas, cada departamento consegue visualizar melhor as várias tarefas que compõem as rotinas corporativas. Isso ajuda a identificar gargalos e sugerir áreas de melhoria, aumentando assim a produtividade geral dos negócios.  

Além de agilizar a conclusão das etapas, a automação dos processos de negócios também economiza custos. Como funcionários e liderança podem finalizar mais rapidamente as tarefas repetitivas, têm mais tempo para se dedicar a iniciativas estratégicas e mais produtivas. 

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Benefícios de se utilizar ferramentas de workflow 

Investir em ferramentas de gestão de processos simplifica, agiliza e traz mais segurança à rotina e ao funcionamento de uma organização. Isso porque a maior agilidade dos fluxos de trabalho automatizados pode gerar uma melhoria de até 30% no engajamento dos funcionários, segundo uma pesquisa da consultoria norte-americana McKinsey.  

Na prática, ferramentas de gestão de processos diminuem o tempo gasto em demandas manuais e repetitivas. Um exemplo de sucesso na utilização desse recurso é o da Auren. A representante do mercado de energia conseguiu otimizar o tempo da equipe de contas a pagar com o CAP Platform, plataforma de gestão de processos. Isso permitiu que os profissionais da Auren aumentassem a produtividade e assertividade no processo de recebimento de notas fiscais e das contas a pagar. 

Sinais de que sua empresa precisa de ferramentas de gestão de processos 

Otimizar os fluxos de trabalho pode ser interessante para qualquer departamento. Mas, alguns sinais podem ser indícios claros de que seu negócio precisa, de fato, investir em uma plataforma de workflow eficiente.  

Pouca clareza na definição das tarefas 

Imagine a seguinte situação: você está envolvido(a) em suas tarefas diárias no trabalho, quando chega uma demanda extra. Contudo, não está claro qual a necessidade da demanda e quem é o profissional responsável por ela. E agora: o que fazer?  

É nesse momento que a plataforma de automação dos fluxos de trabalho pode ser útil. Ela ajuda na definição de tarefas, na clareza de demandas e processos. Chega de perder tempo com dúvidas e confusão!  

Processos longos 

Sua empresa lida com processos longos e demorados? Uma ferramenta automatizada de gestão de processos eficaz pode ajudar a resolver isso! Ao trazer mais clareza para o dia a dia de trabalho, as tarefas tendem a fluir com mais facilidade e controle.  

Resultados imprecisos 

Ferramentas de workflow também são excelentes para trazer métricas mais assertivas e identificar onde estão os gargalos dos processos de negócios. O CAP Platform, por exemplo, gera relatórios sobre os fluxos desenvolvidos na ferramenta, a fim de ajudar nas tomadas de decisões.  

Comunicação truncada 

A comunicação clara é essencial ao dia a dia de qualquer empresa. Se você sente que está havendo distorções de entendimento na rotina ou que as equipes têm enfrentado problemas de comunicação, é hora de investir em uma ferramenta de automação de processos.  

Como investir em uma plataforma de gestão de processos 

Você gabaritou todos os pontos acima e entendeu que uma ferramenta de gestão de processos de negócios seria muito benéfica ao seu negócio? Agora é hora de descobrir como escolher uma ferramenta que proporcione uma solução eficaz para sua empresa. 

Na hora de escolher, prefira plataformas com:  

• Personalização fácil e intuitiva; 
• Número ilimitado de usuários; 
• Organização conforme áreas; 
• Integração a outros sistemas; 
• Acompanhamento em tempo real.

O CAP Platform dá “check” em todos os itens acima e muito mais. Ele é uma plataforma de gestão ágil de processos de negócios que já foi aprovada por gigantes do mercado, como a XP Investimentos, Votorantim, Tereos e SGS.  

Definitivamente qualquer processo de negócio pode ser mais simplificado e eficiente. Com a ferramenta certa, empresas ganham produtividade, economia, qualidade e mais satisfação entre os funcionários e cliente final.  

Se você identificou a sua empresa ao longo do texto, converse com a equipe do CAP Platform e saiba mais sobre a nossa solução!