3 dicas de eficiência operacional para o seu negócio

Redução de custos, erros e desperdício: toda empresa sonha com esse cenário. Porém, nem sempre os passos para melhorar a eficiência operacional do negócio são muito claros. Em meio a processos cotidianos que se repetem e tomam o tempo das equipes, o retrabalho muitas vezes acaba sendo uma consequência de uma operação no limite. 

Atingir a eficácia nas atividades das equipes requer organização e comprometimento. Mas, seguindo algumas dicas simples, é possível atingir altos níveis de eficiência operacional e conquistar melhores resultados, não só entre os times, mas para o negócio como um todo. 

Neste artigo, trouxemos três dicas importantes para qualquer organização que esteja em buscar de melhorar a efetividade de suas operações. Confira! 

Eficiência operacional: o que é?  

Existe um mito que precisa ser combatido sobre eficiência operacional. Muitos acreditam que ela está relacionada apenas à economia financeira. A redução de custos faz parte dos benefícios atingidos pela melhora na eficácia de workflows, mas, além dela, estão envolvidas a otimização e utilização inteligente dos recursos corporativos.  

De forma resumida, a eficiência operacional pode ser descrita como a prática em que as empresas melhoram seus processos ao ponto de que eles, de fato, contribuam para o crescimento do negócio. Dessa forma, o tempo e esforço dos colaboradores, os sistemas disponíveis e outros recursos corporativos importantes são envolvidos nas tarefas diárias de maneira alinhada aos objetivos da organização. 

Por isso, o ponto de partida para aprimorar a eficácia nas operações é avaliar como está sendo realizado o gerenciamento de equipes, processos e informações. Neste mapeamento, é importante entender quais custos e recursos humanos estão envolvidos na realização de cada tarefa, bem como os resultados que cada uma delas apresenta ao final.  

Uma boa forma de medir a eficiência operacional é dividir as despesas de um período pela receita obtida no mesmo intervalo. É possível ainda usar outros cálculos de acordo com a atividade da organização, como o número de vendas pelas horas trabalhadas da equipe.  Essa visão pode ajudar a identificar se existem pontos de melhoria que poderiam contribuir com o aumento da efetividade dos processos.  

A partir disso, é possível aplicar 3 estratégias que podem te ajudar a garantir mais eficácia nas demandas do dia a dia da sua empresa. 

3 dicas para melhorar sua eficiência operacional  

No mundo corporativo, “eficiência” é sinônimo de “produtividade”. Se um negócio não consegue atingir a máxima eficiência operacional, significa que a produtividade entre seus times pode estar baixa. Para melhorar esse cenário, sugerimos 3 práticas que podem elevar a eficácia em seus processos. 

1 – Repense processos 

A este ponto, você já deve ter feito o mapeamento inicial dos processos e calculado se eles têm sido eficientes ou não. Agora, chegou a hora de identificar o que pode ser alterado, caso eles não estejam rendendo da forma como você esperava. 

O foco nesta fase é a otimização de resultados. Isso pode ser feito aos poucos, para não impactar na cultura organizacional e outros pontos críticos, mas precisa ser progressivamente introduzido no dia a dia. 

Dê atenção principalmente aos maiores gargalos operacionais que você identificar. Corrigi-los já provocará grandes benefícios aos resultados. Também opte por simplificar tarefas e elimine etapas que sejam desnecessárias aos processos. 

2 – Automatize workflows 

Uma das formas de simplificar tarefas é automatizar processos que acontecem repetidamente e acabam tomando tempo dos colaboradores. Equipes como TI, RH, Compras e outras possuem demandas diárias que oneram o tempo dos integrantes e impedem que eles possam se dedicar a questões mais estratégicas. 

Com a automação de fluxos de trabalho, além de mais eficientes, os procedimentos passam a ser mais auditáveis. Isso significa que é possível ter uma visão mais completa sobre quantidade e tipos de solicitações iniciadas, tempo de conclusão de cada uma, entre outras coisas. 

A automação também contribui para a centralização da informação, o que evita a perda de tempo na consulta de dados importantes e agiliza a tomada de decisões. Hoje, é possível encontrar boas opções de plataformas de automação de processos disponíveis  

3 – Otimize de forma contínua  

Atingir um nível maior de eficiência operacional é complexo, mas manter os processos eficazes também pode ser um desafio. Por isso, é fundamental que o negócio mantenha a prática de otimizar as tarefas diárias de forma contínua. 

Para que isso aconteça, vale empregar algumas técnicas já utilizadas por muitas organizações, como o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act – Planejar, Fazer, Acompanhar e Agir), ou os métodos Agile e Kaizen. 

Aumentar a eficiência operacional da sua empresa pode ajudar a melhorar a competitividade do seu negócio. Com processos mais enxutos e eficazes, é possível utilizar os recursos economizados, como tempo e dinheiro, e investir em estratégias que contribuam para o crescimento organizacional.  

Quer conhecer mais dicas sobre gestão de negócios e automação de processos? Assine nossa newsletter e receba mensalmente novos conteúdos.