4 maneiras de agregar valor ao trabalho do RH (Recursos Humanos)

Duas áreas essenciais de uma corporação, o RH e o TI possuem intersecções de trabalho que podem ser otimizadas com o CAP Platform, da Iteris. Conheça algumas delas.

A trajetória de um colaborador em uma empresa envolve diversas etapas ao longo do período de relação entre as duas partes. Admissão, férias, licenças, mudanças de área e demissão são algumas destas ações entre empregador e funcionário e elas necessitam contar com a atuação integrada dos departamentos de RH e TI para garantir otimização de recursos e de tempo de todas as partes envolvidas.

Neste artigo, confira algumas atividades relacionadas a estas ações e que são consideradas de baixo valor agregado e que, por isso, devem ser otimizadas.

1. Onboarding de colaboradores

A admissão de um colaborador em uma empresa, independente do setor de atuação, é um momento crucial tanto para a área de Recursos Humanos quanto para a de Tecnologia da Informação e, por isso, suas atuações precisam ser sincronizadas e com a menor chance de falha humana de modo que, desde o primeiro momento, o colaborador já possa executar suas tarefas de maneira produtiva.

Todo funcionário, ao ser admitido, ganha uma Identidade Administrativa que reúne seus dados, como: cargo, centro de custo, matrícula, gestor e informações ligadas à área de TI, como usuários e acessos. Esse processo, feito de modo integrado pelas duas áreas (TI e RH), reúne uma série de pequenas atividades de baixo valor agregado que podem ser otimizadas, agregando mais valor ao trabalho do profissional. tanto dos recursos humanos quanto de tecnologia da informação.

A gestão dessa identidade (user account), ao longo de toda a vida corporativa, ainda requer a atuação dos dois departamentos. Para isso, a adoção de uma solução de gestão de identidades e acessos, como o CAP Platform – Identity & Access Management, permitirá o controle detalhado dos processos de concessão e revogação de acessos a sistemas, além do monitoramento proativo dos eventos disparados pelo RH.

2. Bloqueios temporários de acesso

Quando um colaborador entra de férias, é essencial que seu acesso a ferramentas como e-mail e login via VPN sejam temporariamente bloqueados. Medidas assim impedem que a empresa se exponha a riscos de segurança e ainda se sujeite a questões legais, como o fato do funcionário poder trabalhar fora do horário permitido (horas extras).

A mesma questão se observa em casos de afastamento ou licença, quando um funcionário, mesmo ainda com vínculos empregatícios, não deve exercer atividades ligadas à companhia, sob o risco de tais atividades serem apontadas como evidências em questões de ordem legal.

O monitoramento proativo do CAP Platform permite que a informação do afastamento temporário de um colaborador – que é de responsabilidade do RH – se integre automaticamente com as funções do TI, eliminando etapas com abertura de chamado, tarefas manuais de bloqueio temporário e notificações. Isso permite a administração do ciclo de vida da identidade e acessos dos usuários (access request workflows) de forma centralizada, não importando se é na nuvem ou local (on-premises).

3. Movimentações por transferência, promoção e mudança de área

Outro aspecto diz respeito às mudanças que ocorrem ao longo da trajetória de um colaborador na organização. Uma promoção ou transferência, por exemplo, demanda atualizações do usuário como manager, centro de custos, empresa, área, entre outros e é recorrente que tais mudanças não sejam sempre atualizadas, o que acarreta problemas de gestão e produtividade.

Tais mudanças costumam envolver aberturas de chamado e uma série de etapas menores que, no fluxo corporativo, acabam gerando uma quantidade grande de e-mails, abrindo brechas para falhas humanas e, além disso, utilizando horas de diversos setores que poderiam ser utilizadas em atividades de maior valor agregado e com maior reconhecimento na cultura corporativa. Alguns dos questionamentos mais frequentes entre o RH e TI são: Posso confiar na atualização do meu Active Directory? Os gestores estão atualizados corretamente? Tenho terceiros que não prestam mais serviço e que estão com usuários habilitados? Tal pessoa não está conseguindo acessar a pasta do financeiro, tem algo errado? Poderiam dar acesso para essas pessoas?

4. Desligamento agendado ou real-time

Outro evento de suma importância diz respeito ao desligamento de colaboradores, algo recorrente na rotina de empresas que exige um timing adequado de modo que o colaborador siga com todos os seus acessos até o momento do seu desligamento. Descontinuar esse acesso antes do necessário, implica em horas improdutivas e um problema que pode ser evitado e, depois do necessário, pode criar graves problemas de segurança da informação.

Os cenários acima descritos, todos parte da realidade de organizações, principalmente nas de médio e grande porte, demandam atenção de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação em atividades de baixo valor agregado que, mesmo tendo a sua importância no processo, podem e devem acontecer de forma automatizada (transformação digital).

Esse é o papel do CAP Platform, um produto Iteris que entra na organização com a responsabilidade de manter esse fluxo funcionando, mas também permitindo que profissionais das duas áreas exerçam atividades de maior relevância, obtendo uma melhor experiência no gerenciamento dos processos de Onboarding e Offboarding, desligamento, afastamentos, férias etc.