Como escolher a melhor plataforma de gestão de despesas e compras?

Confira o que você deve considerar ao escolher uma plataforma de gestão de despesas e compras 

Plataformas de gestão de despesas e conformidade são ferramentas bastante úteis a qualquer negócio. Seja para a otimização de tarefas diárias, ou para ajudar a reduzir custos operacionais, elas oferecem mais visibilidade e controle a respeito dos processos executados diariamente na organização. 

Para o setor de procurement, elas ainda permitem outra vantagem importante: maior eficiência nos fluxos de compras em andamento. Com isso, tarefas repetitivas podem passar a acontecer de forma automática e com mais agilidade.  

Se esse cenário pareceu interessante para você, continue lendo esse conteúdo! Neste artigo, listamos quais critérios devem ser considerados ao escolher a melhor solução de gestão de despesas e compras para o seu negócio! 

O que são plataformas de gestão de compras e despesas 

Antes de falar de gestão de compras e despesas, vale a pena olhar para um conceito mais amplo: a gestão de processos em geral. As ferramentas de gestão de processos têm ficado cada vez mais conhecidas no mundo dos negócios por  automatizar tarefas rotineiras no dia a dia corporativo, fazendo com elas ganhem mais fluência, rapidez e eficiência.   

Quando aplicadas ao setor de compras, ela ajudam a identificar processos que se repetem dentre as atividades da área, automatizando e delegando cada etapa a seu responsável. Com isso, torna-se possível concluir cada tarefa sem gerar desgastes desnecessários, como a troca de muitos e-mails, a busca pela aprovação de lideranças, entre outras coisas.  

Outro ponto positivo de uma plataforma de automação de processos e gestão de compras e despesas é que elas permitem centralizar informações importantes sobre os processos em um só lugar. Assim, dados necessários para dar sequência às solicitações, os fluxos de trabalho e pendências do setor de procurement podem ser consultados com mais facilidade. Dessa forma, evita-se a troca de e-mails desnecessários, melhorando a eficiência das atividades.   

Com a automatização, cada departamento consegue visualizar melhor as várias tarefas que compõem a rotina do departamento de compras. Isso também ajuda a identificar gargalos e a sugerir melhorias e aprimoramento dos processos, aumentando assim a produtividade geral dos negócios. 

Como escolher a melhor plataforma de gestão de despesas 

Selecionamos alguns critérios que devem ser avaliados antes de escolher uma plataforma de gestão de despesas e compras eficiente. Confira:  

Navegação amigável e simples  

Escolha uma plataforma que permita uma usabilidade facilitada, tornando a navegação mais simples e assertiva. A experiência de cada usuário que acessar a ferramenta deve ser intuitiva e positiva todas as vezes que for necessário usar o sistema, com fácil acesso às informações e ferramentas pesquisadas.  

Sistema personalizável   

Uma plataforma personalizável é interessante para adequar digitalmente os processos já existentes da sua empresa.   

Por isso, vale a pena invistir em uma plataforma que seja mais flexível, especialmente em relação aos fluxos do negócio. Para o setor de compras, em específico, isso é importante pois ajuda a atender as dores e necessidades da gestão de despesas, garantindo melhorias perceptíveis para a área após a implementação.  

Integração com sistemas  

Hoje em dia, a maioria das empresas já possuem plataformas e APIs que auxiliam em outros fatores da rotina corporativa. Pensando nisso, é importante pesquisar se a ferramenta de gestão de despesas e compras que você está escolhendo pode ser integrada aos sistemas já existentes.   

Na era da automação, a integração também é crucial. Com a integração entre plataformas, é possível agilizar a concentração de dados e otimizar o andamento de tarefas. Assim, não é preciso importar ou exportar manualmente as informações de uma ferramenta para outra. Tudo é feito de forma automática!  

Usuários ilimitados  

Mesmo que a solução de gestão de despesas e compras seja interessante para o setor de procurement, ela será acessada também por outros departamentos. Por isso, vale priorizar uma ferramenta que não tenha limite de usuários.   

Tendo em mente a escalabilidade e o crescimento do seu negócio, é preciso ter em vista também que a quantidade de colaboradores pode aumentar. Caso a plataforma escolhida tenha limite de usuários, isso pode gerar custos adicionais e não esperados à sua empresa.  

Fácil implementação e suporte  

A implementação de um software pode ser um processo demorado. E isso pode atrasar a obtenção dos resultados esperados. Tenha em mente qual o tempo de implementação previsto pela plataforma que você for contratar, e dê preferência às opções que garantem um processo mais ágil e descomplicado.  

Os sistemas em cloud costumam ser mais fáceis e rápidos de implementar. Além disso, eles permitem que sua equipe possa realizar solicitações de qualquer lugar, seja pelo seu computador ou por qualquer outro dispositivo, a partir do gerenciamento de identidade.  

Contar com um suporte técnico para auxiliar durante a implementação e adaptação do uso da ferramenta também é fundamental para acelerar os resultados. Ter dificuldade em resolver problemas ou abrir novas solicitações rapidamente pode afetar significativamente os resultados do seu departamento. As opções que oferecem suporte humanizado ao cliente tendem a ser a melhor alternativa para solucionar as dúvidas sobre a plataforma.  

Leia Mais: Ferramentas de gestão de processos: 4 sinais de que sua empresa precisa disso

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