Gestão de processos: como fazer de forma segura e automatizada

5 etapas para sua empresa seguir e automatizar a gestão de processos com sucesso 

A gestão de processos automatizada é a maneira fácil e eficiente de alcançar resultados de negócios desejados. Se sua empresa ainda lida com processos de negócios, geralmente repetitivos, para implementar uma série de tarefas de forma manual, ou seja, com arquivos em papel, planilhas de Excel ou e-mail, este artigo é para você! 

De acordo com a pesquisa realizada pela IT Chronicles, as despesas corporativas com tarefas manuais repetitivas são de US$ 5 trilhões por ano globalmente. Além disso, segundo os cálculos, cerca de 69 dias por ano são gastos nessas atividades. Esses gastos poderiam ser facilmente economizados com uma atitude simples: a implementação de sistemas de fluxo de trabalho. 

A gestão de processos automatizada ajuda a simplificar o dia a dia de diversas áreas. Com um sistema específico, os departamentos ganham melhor visibilidade das várias tarefas, podendo identificar gargalos e sugerir áreas de melhoria, aumentando assim a produtividade geral dos negócios. 

Um sistema de gestão de processo pode ser utilizado para fluxos de negócios simples e complexos. Além de simplificar, a automação também economiza custos. Os funcionários e a liderança podem se livrar de tarefas repetitivas e podem dedicar mais tempo a iniciativas estratégicas e mais produtivas. 

5 etapas para uma gestão de processos automatizada bem-sucedida 

Vamos dar uma olhada rápida nas principais etapas que toda empresa deve considerar para automatizar a gestão de processos de forma segura e tranquila. 

1. Identifique tarefas repetitivas 

Identificar as áreas da empresa que mais possuem tarefas repetitivas deve ser o primeiro passo ao considerar a implementação da gestão de processos automatizada. 

Para isso, é essencial um profundo conhecimento do negócio. A melhor maneira seria fazer uma representação visual do seu fluxo de trabalho atual. Isso ajuda a entender melhor o fluxo de trabalho do seu negócio e identificar as tarefas repetitivas. Esta etapa é fundamental e precisa ser realizada em conjunto com outros stakeholders e usuários reais do processo.

2. Defina as metas de negócios

Depois de identificar as tarefas que precisam ser organizadas, a próxima etapa será definir suas metas de negócios, usando a gestão de processos atual como referência. As metas podem estar relacionadas a vários fatores. Um deles é a intenção de melhorar o rendimento ou reduzir o tempo de ciclo de conclusão de uma tarefa, otimizando recursos para outras mais produtivas. 

Um exemplo é a automatização da gestão de processos da Auren, uma das principais empresas do setor energético do Brasil, que implementou a solução de gestão de processo do CAP Platform da Iteris, com o objetivo de acompanhar e monitorar a entrada e pagamento de notas fiscais de fornecedores. 

A empresa identificou a necessidade de automatizar o processo da área de Back Office Financeiro existente e implementou uma aplicação web que suportasse esta área e controlasse o fluxo desta operação, abrangendo todos os setores da Auren. 

Todos os meses, a Auren registra a entrada média de 2.500 notas fiscais, sendo que o índice de atrasos no processamento do recebimento era alto. Com a implementação da solução de gestão de negócios automatizada do Cap Platform, em oito meses a empresa registrou uma redução significativa no atraso do processamento das notas fiscais recebidas, além de uma diminuição considerável no pagamento de multas em função desse atraso. 

A partir da implantação do sistema, foi possível otimizar o tempo da equipe de contas a pagar, o que permitiu que os profissionais aumentassem a produtividade e assertividade no processo de recebimento e pagamento de notas fiscais.  

Em suma, a definição de meta de negócio pode ser qualquer coisa que esteja alinhada com os objetivos de negócios e que serão alcançados pela automação.

3. Escolha a solução de automação de gestão de negócios certa

O próximo passo é decidir sobre os meios para o fim. Como desejamos alcançar os objetivos do negócio? Para chegar a uma solução, sua próxima etapa será selecionar a solução automatizada de gestão de negócios mais adequada para sua empresa. 

Há algumas opções disponíveis no mercado. Mas é importante entender o ajuste ideal para sua organização. Várias empresas estão migrando para a opção de nuvem, por exemplo, que oferece grande flexibilidade e reduz os custos. 

Você deve considerar um software que seja seguro e protegido baseado em nuvem, como o CAP Platform, que pode criar seu fluxo de trabalho em minutos.  

É interessante pedir uma demonstração do sistema de gestão de negócios para ter uma visão de como a plataforma funciona. Lembre-se que ele deve ser simples, amigável e facilmente adaptável por seus usuários.

4. Treine os usuários

Após definir o software, é hora de treinar a força de trabalho para usar o novo sistema de gestão de processos. Lembre-se de sempre envolver os usuários finais e incluí-los nas discussões para que sejam parte integrante do processo de tomada de decisão. 

5. Avalie os principais indicadores de desempenho 

Depois de concluir todas as etapas acima, sua empresa já estará preparada para trabalhar com o novo sistema de gestão de processos. O monitoramento e a medição contínuos de seu fluxo de trabalho ajudarão a identificar gargalos e sugerir áreas para melhoria. Essa avaliação poderá influenciar sua equipe a se tornar mais eficiente. 

O software de gestão de processos automatizado que a sua organização escolher deve organizar as etapas repetitivas de seu fluxo de trabalho para melhorar a eficiência da sua equipe. Além disso, ele deve permitir mais flexibilidade para fazer alterações adicionais no futuro, se necessário. A usabilidade também é um fator importante, pois o sistema não deve exigir que os usuários dominem linguagens de programação ou conjuntos de habilidades para operar o fluxo de trabalho automatizado.  

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