Segregação de funções: o que é e como ela melhora a segurança dos dados

Desde o surgimento da LGPD, as empresas têm se preocupado mais com a segurança da informação. É o que aponta a 5ª edição da pesquisa TIC Provedores, que revelou que 40% das empresas brasileiras conta com um setor exclusivo para proteger os dados. 

Nesse cenário, estratégias e tecnologias que contribuem para tornar as políticas de cibersegurança mais robustas têm sido amplamente procuradas pelas organizações. Entre elas, está a segregação de funções, prática que tem auxiliado negócios a proteger informações sensíveis contra acessos não autorizados, fraudes e outras ameaças cibernéticas. 

Mas o que exatamente é a segregação de funções e como ela contribui para a segurança dos dados? Vamos explorar. 

O que é segregação de funções? 

Uma boa equipe só é eficiente se cada componente dela sabe quais são suas responsabilidades para atingir os objetivos do negócio. Por isso, quando se fala em segregação de funções, pode-se entender que é uma prática de controle interno que distribui as atividades cotidianas entre diferentes indivíduos ou departamentos dentro de uma organização.  

Seu principal objetivo é evitar que uma única pessoa tenha controle total sobre todas as etapas de um processo crítico. Isso significa que as tarefas são divididas de forma que nenhuma pessoa possa realizar ações potencialmente prejudiciais sem que outra tenha a oportunidade de detectá-las e impedi-las. 

Por exemplo, em um processo financeiro, a SOD (do inglês Segregation of Duties) pode envolver a separação das tarefas de autorização de despesas, processamento de pagamentos e reconciliação de contas. Dessa forma, uma pessoa que autoriza uma despesa não pode processar o pagamento dessa despesa ou reconciliar as contas associadas, criando uma série de verificações e balanços que dificultam fraudes e erros. 

A segregação de funções é especialmente importante em áreas sensíveis, como finanças, TI, recursos humanos e operações, onde o risco de fraude, erros e abuso de poder é maior. Essa prática não apenas protege a organização contra ações maliciosas, mas também garante a integridade e a precisão dos dados e processos internos. 

Como a segregação de funções melhora a segurança dos dados 

Por reduzir a ocorrência de fraudes ou erros críticos nas operações, a segregação de funções está diretamente relacionada à uma melhora significativa na segurança da informação. Isso porque ao distribuir responsabilidades e limitar o acesso a dados e sistemas, a SOD reduz significativamente o risco de acessos não autorizados.  

Assim, cada funcionário tem acesso apenas às informações e sistemas necessários para realizar suas tarefas específicas, o que minimiza a possibilidade de dados sensíveis serem comprometidos. Além disso, quando as responsabilidades são divididas entre várias pessoas, torna-se mais difícil para um indivíduo manipular dados ou processos para benefício próprio.  

A segregação de funções cria uma rede de controles cruzados, onde as atividades de uma pessoa são verificadas por outra. Por exemplo, um funcionário que processa pagamentos não pode também autorizar esses pagamentos, evitando que ele aprove transações fraudulentas sem ser detectado. 

A SOD ainda pode ajudar a mitigar erros. Com tarefas críticas sendo realizadas e revisadas por diferentes indivíduos, ela garante que os dados sejam mais precisos e confiáveis, melhorando a integridade das informações. Cada etapa do processo é revisada por várias camadas de controle, identificando e corrigindo equívocos de maneira mais eficiente.  Isso também aumenta a probabilidade de que erros sejam detectados e corrigidos rapidamente, antes que causem danos significativos. Essa detecção precoce é crucial para manter a integridade dos dados e evitar problemas operacionais. 

SOD e as políticas de segurança da informação 

Muitas regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil e o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na Europa, exigem que as empresas implementem controles rigorosos sobre o acesso e a manipulação de dados. A segregação de funções é um componente essencial para cumprir essas exigências e evitar penalidades severas. Ela ajuda a demonstrar aos reguladores que a organização está comprometida com práticas robustas de governança e proteção de dados. 

Uma governança corporativa eficaz depende de políticas de segurança robustas. Nesse sentido, a SOD pode ajudar a implementar e aplicar políticas de segurança cibernética em toda a organização, garantindo que os dados estejam protegidos contra ameaças internas e externas. As funções segregadas tornam mais fácil monitorar o cumprimento das políticas e tomar medidas corretivas quando necessário. 

Ainda que implementar a segregação de funções possa ser desafiador, especialmente em organizações menores onde os recursos humanos são limitados, ela pode ser a chave para solucionar também outros desafios das empresas. Por isso, é crucial encontrar um equilíbrio entre segurança e eficiência operacional. Em alguns casos, pode ser necessário utilizar soluções tecnológicas, como softwares de automação de fluxos de trabalho e inteligência artificial, para ajudar a gerenciar e monitorar a SOD de maneira eficaz. 

Adotar a segregação de funções não apenas fortalece a segurança dos dados, mas também promove uma cultura de responsabilidade e transparência dentro da organização. Para empresas que desejam navegar com sucesso no complexo cenário de segurança cibernética atual, a SOD é uma estratégia indispensável. 

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